Der stetige Wandel hält die Unternehmen weiter im Griff. Angesichts von Dauerkrisen und technologischen Innovationen müssen Unternehmen wissen, wo sie im Veränderungsprozess stehen, und gleichzeitig das Engagement ihrer Mitarbeitenden hoch halten. Die Mitarbeitenden sind die Akteure des Wandels, und ihre Erwartungen zu erfüllen und sie ernst zu nehmen, ist entscheidend, da der Wandel durch und mit den Menschen geschieht. Dabei verändern sich die Mitarbeitenden, ihre Erwartungen und ihr Handeln selbst auf diesem Weg.
In diesem Spannungsfeld ist es für Unternehmen entscheidend, zu jeder Zeit zu wissen, wo sie stehen. Hier kommt das Employee Feedback Management ins Spiel und wird zur kritischen Veränderungsbegleitung. Es fungiert als Seismograph und muss kontinuierlich die Stimmungen und Erwartungen der Mitarbeitenden erfassen, analysieren und den Zustand sowie jede Veränderung im Unternehmen sichtbar machen. Ein solches System hilft, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungen vorzunehmen, um die Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen und zu motivieren.
Es gilt demnach, einen ganzheitlichen "Employee Listening"-Ansatz zu finden, mit dem systematisch Feedback gesammelt und ausgewertet wird. Dabei darf das Zuhören und Feedback-Sammeln aber nicht Selbstzweck sein, sondern immer Mittel zum Zweck, um konkrete Maßnahmen abzuleiten und die mehrheitlich erwartete Unterstützung durch das Unternehmen sicherzustellen.
Im Artikel "Von Feedback bis Journey Design: Mehr Wirksamkeit für die Employee Experience in 2024" haben wir bereits die Bedeutung eines starken Feedback-Systems betont. Vorbereitend für die Diskussionen beim Shift/HR Employee Experience SUMMIT wollen wir in diesem Beitrag die aktuellen Herausforderungen für die Optimierung der Konzepte diskutieren. Dafür müssen wir jedoch zunächst noch einmal einen Überblick über die methodischen Aktionsfelder im Employee Listening geben.
Wichtige methodische Ansätze eines ganzheitlichen "Employee Listening"-Ansatz
Ein ganzheitlicher "Employee Listening"-Ansatz erfordert die Integration verschiedener Methoden, um ein umfassendes und genaues Bild der Mitarbeitererfahrung zu erhalten. Durch den Einsatz mehrerer Feedback-Methoden können Unternehmen ein vollständigeres Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Mitarbeitenden gewinnen und so gezielt Verbesserungen vornehmen. Die folgenden Ansätze sind von zentraler Bedeutung, wie im Artikel "Employee Feedback Strategy: 5 Approaches to Consider" von AIHR beschrieben:
Mitarbeiterbefragungen und Pulse-Umfragen
Mitarbeiterbefragungen und Pulse-Umfragen sind grundlegende Instrumente im Employee Listening. Während umfassende Mitarbeiterbefragungen oft jährlich oder halbjährlich durchgeführt werden, bieten Pulse-Umfragen die Möglichkeit, in kürzeren Abständen aktuelle Stimmungen und Trends zu erfassen. Dies ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen.
Eine der größten Herausforderungen bei Mitarbeiterbefragungen ist die Sicherstellung der Anonymität und Vertraulichkeit der Antworten, was entscheidend für die Ehrlichkeit der Rückmeldungen ist. Zudem kann es schwierig sein, eine hohe Teilnahmequote zu erreichen, da Mitarbeitende Umfragen als zeitaufwändig oder irrelevant empfinden könnten. Bei Pulse-Umfragen besteht die Gefahr, dass sie zu häufig stattfinden und somit als Belastung wahrgenommen werden, was die Bereitschaft zur Teilnahme verringern kann.
Mitarbeiterbefragungen und Pulse-Umfragen ermöglichen eine konsistente Messung von Mitarbeiterengagement, Zufriedenheit und Kultur. Sie bieten wertvolle Daten, die eine tiefgehende Analyse der Mitarbeitererfahrung ermöglichen und helfen, langfristige Trends sowie kurzfristige Probleme zu erkennen. Diese Einblicke sind unerlässlich, um gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und des Engagements abzuleiten.
Interne Fokusgruppen, Transformationszirkel & Change Communities
Interne Fokusgruppen, Transformationszirkel und Change Communities bieten qualitative Methoden zur Vertiefung der Einblicke, die durch quantitative Ansätze wie Umfragen gewonnen wurden. Diese Formate ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Meinungen und Erfahrungen in einem moderierten Rahmen offen auszutauschen, was zu tieferen und nuancierteren Einsichten führt.
- Interne Fokusgruppen: In Fokusgruppen können spezifische Themen und Anliegen detailliert diskutiert werden. Sie sind besonders nützlich, um gezielte Rückmeldungen zu bestimmten Prozessen oder Initiativen zu erhalten und gemeinsam mit den Teilnehmenden Lösungen zu entwickeln.
- Transformationszirkel: Transformationszirkel sind Gruppen, die sich auf die Begleitung und Unterstützung von Veränderungsprozessen konzentrieren. Diese Zirkel ermöglichen es, kontinuierlich Feedback zu sammeln und direkt in die laufenden Transformationsprojekte einfließen zu lassen.
- Change Communities: Change Communities sind Netzwerke von Mitarbeitenden, die sich aktiv an Veränderungsprozessen beteiligen und diese unterstützen. Sie bieten eine Plattform für den Austausch von Erfahrungen und Best Practices und fördern eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.
Die Durchführung dieser Gruppen und Communities ist ressourcenintensiv und erfordert gut ausgebildete Moderatoren sowie eine sorgfältige Planung und Organisation. Es kann auch schwierig sein, eine repräsentative Auswahl von Mitarbeitenden zu finden, die bereit sind, offen zu sprechen. Zudem besteht die Gefahr, dass dominante Teilnehmer die Diskussion beeinflussen und somit die Vielfalt der Meinungen einschränken.
Interne Fokusgruppen, Transformationszirkel und Change Communities ergänzen quantitative Methoden, indem sie tiefere Einblicke in spezifische Themen bieten und eine Plattform für den direkten Austausch zwischen Mitarbeitenden schaffen. Sie ermöglichen eine detaillierte Erkundung von Themen, die in Umfragen möglicherweise nicht vollständig erfasst werden, und tragen so zur Entwicklung maßgeschneiderter Maßnahmen bei.
Transaktionales Feedback
Transaktionales Feedback wird zu spezifischen Ereignissen im Mitarbeiterzyklus eingeholt, wie etwa während des Onboardings, bei Beförderungen oder nach Projektabschlüssen. Dieses spezifische Feedback hilft, unmittelbare Erfahrungen und Reaktionen der Mitarbeitenden zu erfassen, was für die kontinuierliche Optimierung von Prozessen entscheidend ist.
Die Herausforderung bei transaktionalem Feedback liegt in der rechtzeitigen Erhebung und Auswertung. Es kann schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für das Einholen von Feedback zu bestimmen, um möglichst authentische und relevante Rückmeldungen zu erhalten. Zudem besteht das Risiko, dass Mitarbeitende Feedback zurückhalten, wenn sie negative Konsequenzen befürchten, insbesondere wenn das Feedback spezifische Führungskräfte oder Arbeitsprozesse betrifft.
Transaktionales Feedback bietet einen detaillierten Einblick in spezifische Prozesse und Interaktionen innerhalb des Unternehmens. Es ist besonders wertvoll, um gezielt Verbesserungen in kritischen Phasen des Mitarbeiterzyklus vorzunehmen. Indem es direkte Rückmeldungen zu spezifischen Ereignissen liefert, ergänzt es das umfassende Bild der Mitarbeitererfahrung und trägt dazu bei, Schwachstellen gezielt anzugehen.
Listening-Konzepte für Employee Engagement Plattformen
Ein Ansatz, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist das systematische Zuhören und Auswerten der Gespräche auf internen Employee Engagement Plattformen und Mitarbeiter-Apps. In dieser Feedback-Sammlungsmethode werden Mitarbeiterdialoge genutzt, um Maßnahmen zu steuern, und die Mitarbeiterstimmung wird kontinuierlich überwacht und analysiert. Diese Ansätze stützen sich oft auf kontinuierliche Gesprächsplattformen und Technologien, um effektiv skaliert zu werden. In jüngerer Zeit ist es populär geworden, interne soziale Plattformen als Quellen qualitativer Daten einzubeziehen.
Eine der größten Herausforderungen bei kontinuierlichem Dialog und Analytics ist der Aufbau und die Pflege einer offenen Feedback-Kultur. Es erfordert, dass Führungskräfte offen für Feedback sind und die Mitarbeitenden spüren, dass ihre Meinungen ernst genommen werden. Zudem kann die Verwaltung und Analyse großer Mengen an Feedback-Daten komplex und ressourcenintensiv sein.
Listening-Konzepte für Employee Engagement Plattformen ermöglichen eine kontinuierliche und tiefgehende Einbindung der Mitarbeitenden. Sie fördern eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens, indem sie den Mitarbeitenden jederzeit die Möglichkeit geben, ihre Ansichten zu teilen und aktiv an der Gestaltung ihrer Arbeitsumgebung mitzuwirken. Dieser Ansatz hilft, eine positive Unternehmenskultur zu fördern und sicherzustellen, dass Mitarbeitende sich gehört und wertgeschätzt fühlen.
Praktische Umsetzung scheitert aber noch am ganzheitlichen Ansatz
Um die aktuellen Herausforderungen und den Status-Quo der Umsetzung von Employee Listening Ansätzen besser zu verstehen, lohnt sich ein Blick auf die Praxis. Werden diese Ansätze tatsächlich schon so ganzheitlich und effektiv angewendet? Im Rahmen einer Expertenrunde zum Thema "Employee Feedback & People Analytics" diskutierten Elina Hild (SKOPOS VIEW), Andreas Lohff (Welliba), Thomas Maiwald-Immer (QuestionPro) und Jan-Eike Rosenthal (Haiilo) die aktuellen Entwicklungen und Herausforderungen in diesem Bereich.
Die Experten stellten fest, dass viele Unternehmen noch in traditionellen Feedback-Ansätzen verhaftet sind. Oftmals werden nur periodische, groß angelegte Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, die zwar Daten liefern, aber selten zu konkreten und umsetzbaren Maßnahmen führen. Trotz der zunehmenden Erkenntnis über die Bedeutung von Feedback fehlt es häufig an der konsequenten Umsetzung und Integration in die Unternehmensstrategie.
Defizite und Herausforderungen:
- Traditionelle Ansätze: Viele Unternehmen setzen noch auf umfangreiche, seltene Befragungen statt auf kontinuierliches, zielgerichtetes Feedback.
- Methodische Schwächen: Es mangelt an Konsistenz und Qualität in der Formulierung der Fragen sowie in der Analyse der Ergebnisse.
- Kapazitätsmangel: Viele Unternehmen haben nicht genügend Ressourcen oder Expertise, um effektive Feedback-Systeme zu implementieren und zu nutzen.
- Führungskräfte: Es besteht ein Mangel an Schulung und Befähigung der Führungskräfte, die Ergebnisse zu interpretieren und entsprechende Maßnahmen abzuleiten.
- Technologieeinsatz: Der Einsatz von People Analytics und KI bietet große Potenziale, wird jedoch oft nicht optimal genutzt. Es fehlt an fundiertem Expertenwissen, um die Technologien sinnvoll einzusetzen.
- Kulturproblem: Es gibt eine Tendenz zu Top-Down-Kommunikation, was den offenen Austausch und die ehrliche Meinungsäußerung der Mitarbeitenden erschwert.
- Integration in Unternehmensziele: Häufig fehlt die strategische Verknüpfung von Feedback-Ergebnissen mit den übergeordneten Unternehmenszielen, was die Effektivität der Maßnahmen einschränkt.
Diese Diskussion verdeutlichte, dass es noch zahlreiche Defizite und Herausforderungen gibt, die Unternehmen angehen müssen, um ihre Feedback-Programme effektiv und nutzbringend zu gestalten. Ein ganzheitlicher Ansatz, der kontinuierliches Zuhören, gezielte Analysen und die Integration in die Unternehmensstrategie umfasst, ist daher unerlässlich.
Wichtige Optimierungsthemen für das Employee Feedback Management
Angesichts der theoretischen Empfehlungen und der praktischen Herausforderungen, die in der Expertenrunde erörtert wurden, gibt es mehrere Schlüsselthemen, die es im Rahmen des Employee Experience SUMMIT weiter zu diskutieren gilt. Diese Optimierungsthemen sind entscheidend, um die Effektivität von Employee Feedback Programmen zu steigern und eine nachhaltige Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu gewährleisten.
Integration von Feedback in die Unternehmensstrategie
Ein zentrales Thema ist die effektive Integration von Feedback in die Unternehmensstrategie. Es reicht nicht aus, Daten zu sammeln und zu analysieren; die gewonnenen Erkenntnisse müssen in konkrete, strategische Maßnahmen umgesetzt werden. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und der Geschäftsleitung, um sicherzustellen, dass Feedback nicht nur gehört, sondern auch umgesetzt wird.
Diskussionspunkte:
- Wie können Feedback-Ergebnisse strategisch verankert und in Unternehmensziele integriert werden?
- Welche Prozesse und Strukturen sind notwendig, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten?
- Erfolgsbeispiele und Best Practices aus verschiedenen Branchen
Förderung einer offenen Feedback-Kultur
Eine offene und vertrauensvolle Feedback-Kultur ist die Grundlage für erfolgreiches Employee Listening. Es ist entscheidend, dass Mitarbeitende sich sicher fühlen, ihre Meinungen und Bedenken offen zu äußern, ohne Angst vor negativen Konsequenzen.
Diskussionspunkte:
- Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um eine offene Feedback-Kultur zu fördern?
- Rolle der Führungskräfte bei der Etablierung und Pflege dieser Kultur
- Methoden zur kontinuierlichen Förderung von Vertrauen und Transparenz
Nutzung moderner Technologien und People Analytics
Der Einsatz von Technologien und People Analytics bietet enorme Potenziale, wird jedoch oft nicht optimal genutzt. Es ist wichtig, dass Unternehmen über die notwendigen Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um diese Technologien effektiv zu implementieren und zu nutzen.
Diskussionspunkte:
- Wie können moderne Technologien und People Analytics optimal eingesetzt werden, um aussagekräftige Einblicke zu gewinnen?
- Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von KI-basierten Analysewerkzeugen
- Training und Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien
Kontinuierliche Weiterentwicklung der Feedback-Methoden
Feedback-Methoden müssen kontinuierlich weiterentwickelt und an die sich ändernden Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden angepasst werden. Dies umfasst sowohl die Formulierung der Fragen als auch die Art und Weise der Datenerhebung und -analyse.
Diskussionspunkte:
- Innovative Ansätze und Methoden zur Feedback-Erhebung
- Anpassung der Feedback-Strategien an unterschiedliche Mitarbeitendengruppen
- Evaluierung und Weiterentwicklung bestehender Feedback-Systeme
Ressourcen- und Kapazitätsmanagement
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nicht genügend Ressourcen oder Expertise für die Umsetzung effektiver Feedback-Systeme zu haben. Es ist wichtig, Strategien zu entwickeln, um diese Engpässe zu überwinden.
Diskussionspunkte:
- Optimierung der Ressourcennutzung und Kapazitätsplanung
- Outsourcing-Optionen und Partnerschaften mit spezialisierten Anbietern
- Effiziente Nutzung vorhandener Ressourcen und Schulung interner Teams
Fazit: Auf dem Weg zum effektiven Employee Feedback Management gibt es noch viel zu tun!
Der stetige Wandel und die fortschreitende Digitalisierung stellen Unternehmen vor die Herausforderung, stets den Überblick über den Veränderungsprozess und das Engagement ihrer Mitarbeitenden zu behalten. Ein ganzheitlicher "Employee Listening"-Ansatz ist unerlässlich, um die Stimmungen und Erwartungen der Mitarbeitenden kontinuierlich zu erfassen und gezielte Verbesserungen vorzunehmen.
Die Expertenrunde zum Thema "Employee Feedback & People Analytics" hat aufgezeigt, dass viele Unternehmen noch in traditionellen Feedback-Ansätzen verhaftet sind und es ihnen an der konsequenten Umsetzung und Integration von Feedback in die Unternehmensstrategie mangelt. Um diese Defizite zu überwinden, müssen Unternehmen verschiedene methodische Ansätze, wie Mitarbeiterbefragungen, Fokusgruppen, transaktionales Feedback und kontinuierlichen Dialog auf Employee Engagement Plattformen, kombinieren und optimieren.
Zentrale Optimierungsthemen für das Employee Feedback Management sind die Integration von Feedback in die Unternehmensstrategie, die Förderung einer offenen Feedback-Kultur, der effektive Einsatz moderner Technologien und People Analytics, die kontinuierliche Weiterentwicklung der Feedback-Methoden sowie ein effizientes Ressourcen- und Kapazitätsmanagement. Diese Themen bieten die Grundlage für vertiefte Diskussionen und den Austausch von Best Practices beim kommenden Employee Experience SUMMIT (insbesondere am 09.10. zum Thema Employee Feedback Management) und sind entscheidend, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung langfristig zu steigern.
