In der Vorbereitung zu unserem HR Innovation SUMMIT am 14. Mai in drei Wochen starten wir nun wieder mit der Vorstellung unserer Referenten und Partner der Veranstaltung. Den Auftakt hierzu machen heute mit unserem Gespräch mit dem HR Experten Rafael Cieplik. Rafael ist bei  d.vinci, der HR-Recruitingssoftware beschäftigt und  hält spannende Aussagen sowie auch Tipps zum Thema Onboarding und Recruting in diesen besonderen Zeiten für uns bereit. d.vinci ist Partner des HR Innovation SUMMIT.

Bitte stelle Dich kurz vor: Wer bist Du? Was macht d.vinci? Was ist Deine Aufgabe im d.vinci Universum?

Hallo, mein Name ist Rafael Cieplik und bin seit 2015 als HR Consultant bei d.vinci tätig. Getreu unserem Slogan „Recruiting in allen Facetten“ stehen wir unseren Kunden bereits seit mehr als 30 Jahren bei ihrer Positionierung sowie Auswahl, Suche und Einstellungen passender Mitarbeiter zur Seite. Ich persönlich begleite unsere Kunden bei der Entwicklung von Arbeitgebermarken, Zielgruppen-Kampagnen und durchdachten Onboarding-Prozessen. Ich begrüße und schätze jeden Austausch über die so wichtigen Themen der HR-Welt auf Augenhöhe.

Es ist eine Zeit der Ungewissheit, der Sorgen und des Stillstands. Kann man als Unternehmen in dieser Zeit Mitarbeiter überhaupt recruiten und onboarden? Was denkst Du darüber?

Vielen Unternehmen stehen derzeit einer großen wirtschaftlichen Ungewissheit und unsicheren Zukunft gegenüber und haben Ihre Recruiting-Aktivitäten reduziert. Andere wiederum verzeichnen einen stärkeren Personalbedarf als vor der Corona-Krise und auch auf Arbeitnehmerseite liegt der Fokus auf der Suche und der Bewahrung von Sicherheit. Sowohl der Recruiting- als auch der Onboarding-Prozess bedürfen jetzt einer durchdachten Organisation und Ausführung. Die Suche, Auswahl und Gewinnung sowie die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter funktioniert jedoch auch in dieser Krisenzeit. Mehr denn je sind potenzielle neue Mitarbeiter als auch solche, die sich bspw. bereits in der Pre- oder Onboardingphase befinden jedoch auf eine klare, transparente und aktive Kommunikation und Struktur angewiesen. Der Sprung aus der Sicherheit des alten Arbeitgebers in die berufliche Zukunft im neuen Unternehmen sowie die erfolgreiche Bindung an dieses sind an eine permanente Begleitung durch den neuen Arbeitgeber gekoppelt, um den nötigen Halt zu gewährleisten.

Das Thema "virtuelles Onboarding" ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit welchen sinnvollen Maßnahmen kann dieser Weg begleitet werden?

In der aktuellen Situation des Social Distancing müssen viele Unternehmen Ihren Onboarding-Prozess aus dem Home-Office stemmen. Gerade virtuellen Kommunikationsplattformen und digitalen Mitarbeiterportalen kommt in dieser Zeit eine tragende Rolle zu. So lassen sich während der Preboarding-Phase, der Phase vor dem ersten Arbeitstag, nicht nur regelmäßige Remote Meetings mit dem neuen Mitarbeiter vereinbaren, auch Informationen können über ein Portal digital bereitgestellt und ausgetauscht werden. In dieser Phase ist es besonders wichtig, den Kontakt zum neuen Mitarbeiter nicht abbrechen zu lassen und die Bindung weiter zu stärken. Zudem kann der neue Mitarbeiter bereits jetzt zu bestehenden digitalen Team-Events eingeladen werden, um sich mit seinem zukünftigen Team auszutauschen. Auch in der Phase des Onboardings, der Zeit ab dem 1. Arbeitstag, sind regelmäßige Remote Meetings mit dem neuen Mitarbeiter, am besten per Video, Pflicht. Feedbacks und eine gewisse Überkommunikation sind während des gesamten Onboarding-Prozesses im Home-Office wichtig, um die Bindung zu stärken und Ängste zu nehmen.  Zum 1. Arbeitstag könnten zudem Blumen ans Home-Office verschickt werden. Die fachliche Integration des Mitarbeiters lässt im Rahmen des dezentralen Onboarding u. a. durch E-Learnings, Webinare, Screensharing sowie interne Wissensmanagement-Systeme erfolgreich gestalten. Sollte es eine „Notbesetzung“ im Büro geben, könnte auch ein virtueller Rundgang stattfinden. Nett ist auch ein gemeinsames „Remote“-Mittagessen oder virtuelle Coffee-Dates und Stand-Ups.

Welche neuen Themen siehst Du auf das HR Management in der Post-Corona-Zeit zukommen?

Viele der bereits vor der Corona-Zeit bestehenden Themen werden durch die krisenbedingte Notwendigkeit zur Transformation noch einmal verstärkt werden. Hierzu zählt auch das Thema Digitalisierung und der Aufbau von virtuellen und mobilen Formen der Zusammenarbeit. Das Thema Onboarding und die strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter muss in der Post-Corona-Zeit ebenso erfolgreich dezentral gesteuert gelingen, wie die Kommunikation und Wissensvermittlung zwischen allen Mitarbeitern im Unternehmen. Agile Organisationsformen werden Unternehmen zudem dabei helfen schnell und dynamisch auf Veränderungen zu reagieren. Die aktuelle Zeit lässt Menschen zusammenrücken und führt dazu, dass auch im Unternehmen alle Kräfte gebündelt werden und alle Mitarbeiter mit kreativen Ideen an Lösungen arbeiten. Ein effizientes Ideenmanagement wird in Zeiten von digitaler Transformation und New Work ebenso an Bedeutung hinzugewinnen, wie eine lebendige Feedback-Kultur um Wertschätzung auszudrücken, das „Wir-Gefühl“ zu stärken und quer zu denken.

Wie kann das Arbeiten mit d.vinci den Unternehmen helfen? Was genau zeichnet d.vinci aus?

Zunächst kann d.vinci durch HR-Software unterstützen. Das d.vinci Bewerbermanagement ermöglicht jedem eine professionelle und einfache Verwaltung von Bewerbern. Mit dem d.vinci Onboarding erhalten Unternehmen zudem eine Unterstützung für den gesamten Einstellungsprozess. Unsere Consultants und Mediaspezialisten sind jederzeit für den Kunden da, wenn es um die Themen Employer Branding, Onboarding, Zielgruppenkampagnen oder Karrierwebsites und Stellenanzeigen geht. Zudem bieten wir Ihnen mit der Leistung unserer Recruiting-Spezialisten die Möglichkeit des Recruitment Process Outsourcing und eine Personalberatung.

Was sind in der Praxis die Hauptanwendungsfälle in den Unternehmen, in denen d.vinci eingesetzt wird? Auf welche Herausforderungen treffen die Unternehmen?

Die meisten Unternehmen haben in irgendeiner Form den Überblick verloren: Sie erhalten zu viele und/oder unpassende Bewerbungen, haben zu wenig Zeit für die professionelle Bearbeitung der Bewerbungen oder um sich um die Einarbeitung der Mitarbeiter zu kümmern. Sie benötigen Unterstützung bei der strukturierten digitalen Transformation von bestehenden Prozessen oder dem Aufbau und der Organisation neuer Strukturen und Abläufe. Oftmals befinden sich diese Unternehmen zeitgleich auf der Suche nach Antworten auf den Fachkräftemangel, den demographischen Wandel, die individuellen Anforderungen unterschiedlicher Generationen und ihre eigene Positionierung. Dies sind Ansatzpunkte, an denen wir einspringen können.

Mit welchen Maßnahmen sollte HR ihren Mitarbeitern in der Krise beistehen?

Besonders wichtig ist aktuell eine offene und ehrliche Kommunikation und ein emphatisches Agieren. Sollte das Unternehmen z. B. von Kurzarbeit betroffen sein, ist es von zentraler Bedeutung, alle Mitarbeiter abzuholen und auch auf kritische Fragen vorbereitet zu sein. Die Situation, welcher wir derzeit begegnen, ist für alle neu und herausfordern und auch die Arbeit im Home-Office kann für Arbeitnehmer eine zusätzliche  Herausforderung durch die Vereinbarung von Familienleben und Arbeit darstellen. Umso wichtiger ist es regelmäßig in den Austausch zu gehen und Feedback einzuholen, um Hürden abzubauen und bestehende Prozesse anzupassen. Zudem bietet es sich an, das Thema Digitalisierung mit dem aktuellen Rückenwind voranzutreiben und Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.