Der Shift/HR Employee Experience SUMMIT ist vorbei, und wir befinden uns auf der Zielgeraden des Shift/HR-Veranstaltungsjahres, mit der Shift/HR Workforce Management Konferenz am 21.11. im Fokus. Auch hier stellt sich die Frage: Was bewegt das Thema aktuell und worüber müssen wir sprechen, um Projekte im Workforce Management voranzubringen?

Nach wie vor geht es um bereits breit diskutierte Herausforderungen wie den demografischen Wandel, die veränderten Erwartungen an die Arbeitswelt und den technologischen Wandel. Im Herbst 2024 bestimmen jedoch auch Krisensituationen viele Planungs- und Entwicklungsszenarien. Der aktuelle Hype um KI-Technologien wird oft als Lösung für sämtliche Probleme dargestellt. Das ist zwar in der Gänze nicht korrekt, aber KI bietet durchaus vielversprechende Potenziale für mehr Effizienz und Effektivität.

Insgesamt muss sich das Workforce Management, das traditionell stark auf administrative Aufgaben fokussiert war, zu einer strategischen Funktion entwickeln, um den Anforderungen dieser Veränderungen gerecht zu werden. In diesem Beitrag fassen wir unsere Situationsanalyse zum Diskussionsstand rund um das Thema zusammen. Sie bildet die Grundlage für die Planungen und Vorbereitungen der Vorträge und Diskussionen im Rahmen der Shift/HR Workforce Management Konferenz.

Aktuelle Herausforderungen im Workforce Management

Das moderne Workforce Management sieht sich mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert, die direkt auf die Planung, Organisation und Steuerung von Arbeitskräften einwirken. Diese Herausforderungen ergeben sich aus dem demografischen Wandel, den veränderten Erwartungen an die Arbeitswelt, technologischen Entwicklungen und globalen Krisen.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Herausforderungen zusammengefasst, die einen unmittelbaren Einfluss auf das Workforce Management haben:

• Demografischer Wandel: Der bevorstehende Ausstieg der Babyboomer-Generation aus der Arbeitswelt führt zu einem erheblichen Verlust von Fachwissen und Erfahrung. Dies stellt Personalverantwortliche vor die Aufgabe, effektive Strategien für den Wissenstransfer zu entwickeln und gleichzeitig den Fachkräftemangel durch gezielte Nachwuchsförderung zu kompensieren. Laut der BCG-Studie "Creating People Advantage 2023" zählt der Umgang mit dem demografischen Wandel zu den wichtigsten Handlungsfeldern für HR-Teams, insbesondere in Bezug auf den Transfer von Wissen zwischen Generationen und die Förderung von Nachwuchskräften.
• Veränderte Erwartungen an die Arbeitswelt: Es wird oft betont, dass jüngere Generationen wie die Millennials und die Generation Z neue Erwartungen an den Arbeitsplatz mitbringen. Doch mit der Pandemie hat sich auch generationsübergreifend in vielen „Köpfen“ etwas verändert. Flexibilität, Work-Life-Balance und Remote-Arbeitsmöglichkeiten stehen im Fokus. Laut dem Anbieter Workday sind flexible Arbeitsmodelle und optimierte Planungsprozesse entscheidende Hebel, um die Produktivität zu steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen. Diese Trends setzen das Workforce Management unter Druck, innovative Lösungen zu entwickeln, die sowohl die Effizienz des Unternehmens sichern als auch den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden. Auf der letzten Shift/HR Workforce Management Konferenz stellte Guido Zander von SSZ dazu fest, dass es nicht mehr das eine Arbeitsmodell im Unternehmen gibt, sondern dass das Angebot so vielfältig sein muss wie die Erwartungen der Beschäftigten.
• Kampf um Talente: Der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte wird immer intensiver. Besonders in Branchen mit hohem Innovationsdruck ist es für Unternehmen entscheidend, ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Flexible Schichtpläne, maßgeschneiderte Arbeitszeitmodelle und eine positive Unternehmenskultur sind vor dem Hintergrund der veränderten Erwartungen entscheidende Faktoren, um Talente zu gewinnen und langfristig zu binden. Eine Studie des Anbieters Quinyx hebt hervor, dass 67 % der Mitarbeitenden in der „Frontline Workforce“ sich eine bessere Planung ihrer Arbeitszeiten und mehr Flexibilität wünschen. Dies verdeutlicht den Druck auf das Workforce Management, flexible und anpassungsfähige Arbeitszeitmodelle anzubieten, um die Mitarbeiterbindung zu stärken.
• Technologischer Wandel: Die sich rasant verändernden technologischen Entwicklungen, insbesondere durch Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung, stellen Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Workforce-Management-Systeme zu modernisieren. Dies erfordert nicht nur die Integration neuer Technologien, sondern auch die Schulung und Qualifizierung der Mitarbeitenden, um mit diesen Innovationen umzugehen. Die Fähigkeit, technologische Defizite zu schließen und gleichzeitig die Effizienz zu steigern, ist ein zentrales Ziel des Workforce Managements.
• Herausforderungen der allgemeinen Krisensituation: Globale Krisen wie geopolitische Spannungen und die daraus resultierenden wirtschaftlichen Folgen wirken sich unmittelbar auf die Verfügbarkeit und Organisation von Arbeitskräften aus. Das Workforce Management muss in der Lage sein, flexibel und schnell auf solche Krisen zu reagieren, indem es Notfallpläne entwickelt, Schichtpläne anpasst und den Personalbedarf dynamisch steuert. Agilität und Krisenmanagement werden zu entscheidenden Fähigkeiten in unsicheren Zeiten.
• Regulatorische Anforderungen: Verschärfte arbeitsrechtliche Vorgaben, insbesondere in Bezug auf Arbeitszeiten, Pausenregelungen und Datenschutz, erhöhen die Komplexität im Workforce Management. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Vorschriften einhalten und gleichzeitig effiziente Planungs- und Steuerungsprozesse aufrechterhalten. Die zunehmende Bedeutung von Compliance erfordert eine enge Verzahnung zwischen rechtlichen Anforderungen und den operativen Abläufen im Workforce Management.

Viele dieser Herausforderungen sind nicht neu und prägen seit Jahren die Diskussion über einen flexibleren, aber gleichzeitig strategischeren Ansatz im Workforce Management. Die jüngste Verschärfung der Krisensituationen sowie die technologischen Entwicklungen erhöhen jedoch zunehmend den Handlungsdruck in diesem Bereich.

Wichtige Meta-Trends im Workforce Management

Angesichts der beschriebenen Herausforderungen müssen Unternehmen strategische Weichen stellen, um den Wandel im Workforce Management erfolgreich zu meistern. Wir identifizieren dabei drei zentrale Meta-Trends und damit Ansatzpunkte für Veränderungen im Workforce Management, die weiter diskutiert werden sollten:

1. Technologisierung und Automatisierung

Technologie spielt eine entscheidende Rolle, um den Auswirkungen des demografischen Wandels entgegenzuwirken und den Fachkräftemangel abzufedern. KI und Automatisierung ermöglichen es, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und das Workforce Management proaktiv zu steuern:

• Wissenstransfer und Automatisierung: Technologien wie KI und Wissensmanagementsysteme helfen dabei, das Wissen der ausscheidenden Babyboomer zu dokumentieren und an jüngere Mitarbeitende weiterzugeben. Automatisierte Prozesse können Wissenslücken überbrücken und sicherstellen, dass kritische Aufgaben auch bei Personalwechseln effizient ausgeführt werden.
• Effizienzsteigerung durch Automatisierung: Automatisierung reduziert den Bedarf an menschlicher Arbeitskraft für Routineaufgaben und hilft Unternehmen, den Fachkräftemangel zu bewältigen, indem sie Mitarbeitende für wertschöpfendere Aufgaben freisetzt.
• Datengetriebene Personalplanung: Durch den Einsatz von Echtzeitanalysen und KI können Personalbedarfe präzise vorhergesagt werden, was eine bessere Anpassung an den Fachkräftemangel und wirtschaftliche Schwankungen ermöglicht.

2. Flexibilität und Agilität der Arbeitsorganisation

Der demografische Wandel erfordert eine flexible und agile Arbeitsorganisation, um auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Generationen und den Fachkräftemangel zu reagieren:

• Anpassungsfähige und unterschiedliche Arbeitsmodelle: Flexibilität in Arbeitszeiten und -orten wird immer wichtiger, um ältere Mitarbeitende länger im Unternehmen zu halten und gleichzeitig jüngeren Generationen die gewünschte Work-Life-Balance zu bieten. Zudem suchen Menschen in unterschiedlichen Lebenssituationen sehr unterschiedliche Modelle. Neben Flex-Modellen braucht es auch das klassische Standardmodell. Es sind also parallele Modellstrukturen notwendig, um möglichst viele Erwartungen effektiv zu integrieren.
• Hybride Belegschaften: Unternehmen müssen in der Lage sein, hybride Teams zu managen, die aus Vollzeitbeschäftigten, Freelancern und Remote-Mitarbeitenden bestehen. Ein dynamisches Workforce Management ermöglicht es, diese Teams effizient zu koordinieren und gleichzeitig auf sich verändernde Marktbedingungen zu reagieren.

3. Mitarbeitendenzentrierung und Mitarbeitendenerfahrung

Die Erwartungen der Mitarbeitenden, insbesondere der jüngeren Generationen, haben sich verändert. Unternehmen müssen diese Veränderungen berücksichtigen, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern:

• Personalisierte Karrierewege: Jüngere Generationen erwarten klare Entwicklungsperspektiven und individuelle Karrierewege. Unternehmen müssen Programme anbieten, die auf die Bedürfnisse und Ambitionen jedes Einzelnen eingehen, um die besten Talente zu halten und zu fördern.
• Förderung der Mitarbeitendenbindung: Der Verlust erfahrener Babyboomer bedeutet, dass die Bindung und Entwicklung jüngerer Mitarbeitender umso wichtiger wird. Workforce Management muss personalisierte Maßnahmen ergreifen, um die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern, beispielsweise durch Weiterbildungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Arbeitsumfeld.
• Gesundheitsförderung und Wohlbefinden: Das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, insbesondere der älteren Generationen, gewinnt an Bedeutung. Spezifische Programme zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit tragen dazu bei, Mitarbeitende länger im Erwerbsleben zu halten und ihre Produktivität zu sichern.

Fazit und offene Fragen für die weiteren Diskussionen

Die Analyse der Workforce Management Themen zeigt, dass es durchaus viele Baustellen gibt, die es im Workforce Management auszubessern bzw. zu optimieren gilt. Der Handlungsdruck ist immens. Für die Diskussionen zur Shift/HR Workforce Management Konferenz 2024 sehen wir dabei vor allem vier Fragestellungen, die es weiter zu klären gilt:

1. Welche Veränderungen bringen die aktuellen technologischen Entwicklungen für die Effizienz und Effektivität im Workforce Management? Technologische Innovationen, insbesondere durch KI und Automatisierung, verändern Arbeitsprozesse grundlegend. Wie können Unternehmen diese Technologien nutzen, um ihre Effizienz und Effektivität zu steigern, und welche Herausforderungen ergeben sich daraus?
2. Wie lässt sich der demografische Wandel aktiv gestalten, um den Fachkräftemangel zu bewältigen und den Wissenstransfer zu sichern? Der bevorstehende Ausstieg der Babyboomer-Generation aus der Arbeitswelt erfordert klare Strategien, um Wissen zu bewahren und den Nachwuchs gezielt zu fördern. Unternehmen müssen sich dieser Herausforderung stellen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
3. Welche Flexibilitätsmodelle sind tragfähig, ohne die betriebliche Effizienz zu gefährden? Flexibilität ist für Mitarbeitende heute entscheidend, doch wie lässt sich diese mit betrieblichen Anforderungen in Einklang bringen? Unternehmen stehen vor der Aufgabe, innovative Lösungen zu finden, die sowohl die Wünsche der Belegschaft als auch die Effizienz des Unternehmens berücksichtigen.
4. Wie verändert sich das Rollenverständnis im Workforce Management im Zuge der technologischen Transformation? Der technologische Wandel fordert eine Neudefinition der Rolle von Personalverantwortlichen. Es geht nicht mehr nur um operative Aufgaben, sondern um eine strategische Rolle, die technologische Entwicklungen einbezieht und proaktiv auf Veränderungen reagiert.

Diskutieren Sie diese Fragen mit uns bei der Shift/HR Workforce Management Konferenz am 21.11.24 - als Teilnehmende/r oder gar als Teilgebende/r im Rahmen einer der interaktiven Diskussionsrunden. Melden Sie sich jetzt an - bzw. nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Sie darüber hinausgehend aktiv an der Veranstaltung mitwirken wollen.