Mit der Shift/HR Workforce Management Konferenz am 21.11. haben wir das Shift/HR Veranstaltungsjahr mit spannenden Impulsen und Diskussionen zur Optimierung der Personalarbeit abgeschlossen. Die Veranstaltung zeigte deutlich, wie viel den Verantwortlichen in HR und Personalplanung derzeit abverlangt wird. 

Wirtschaftliche Strukturveränderungen, Transformationsherausforderungen, demografischer Wandel, Fachkräftemangel, Krisensituationen und steigende Mitarbeitendenerwartungen bilden eine komplexe Gemengelage, die neue Ansätze im Workforce Management und der Workforce Transformation erfordert. Der Umgang mit dem Wandel ist die neue Normalität und Flexibilität wird in der Personalbedarfs- und Personaleinsatzplanung zum entscheidenden Erfolgsfaktor.

Die Konferenz stellte diese beiden Schlüsselthemen – Flexibilität und Zukunftsorientierung – in den Mittelpunkt. Gemeinsam diskutierten wir mit den Experten und Teilnehmenden, wie Unternehmen flexibel auf die Veränderungen der Arbeitswelt reagieren und gleichzeitig langfristige, zukunftssichere Personalstrategien entwickeln können. Ziel war es, die bestehenden Gestaltungsmöglichkeiten und optimierenden Ansätze zu identifizieren, die Agilität fördern und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden stärken.

Flexibilität als Voraussetzung für Erfolg

Flexibilität ist nicht nur ein Schlagwort, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor im Workforce Management. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, einerseits die wachsenden Erwartungen der Mitarbeitenden an flexible Arbeitszeit- und Einsatzmodelle zu erfüllen und andererseits betriebliche Anforderungen wie Effizienz und Verfügbarkeit sicherzustellen. Dieser Balanceakt erfordert ein Umdenken in bestehenden Strukturen sowie innovative Ansätze, um Raum für flexible Modelle zu schaffen.

Die Beiträge auf der Konferenz beleuchteten dieses Thema aus unterschiedlichen Perspektiven. Martin Gaedt zeigte mit seiner „Delete-Strategie“, wie Unternehmen veraltete Strukturen eliminieren können, um Platz für flexiblere Arbeitsorganisation zu schaffen. Dr. Friedrich Goecke ergänzte diese Diskussion mit Einblicken in die rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für neue Arbeitszeitmodelle wie die 4-Tage-Woche. Die anschließende Diskussionsrunde mit der erweiterten Runde um Dr. Winfried Felser, Ewa Malinowska-Benning, Juliane Weyher und Guido Zander machte deutlich, dass eine starre Umsetzung solcher Modelle selten die ideale Lösung ist – weder für alle Mitarbeitenden noch für Unternehmen mit spezifischen Betriebsanforderungen.

Mark Gorelik stellte in seinem Vortrag die Vorteile einer digitalen HR-Management-Lösung heraus. Er argumentierte, dass die Digitalisierung aller HR-Prozesse nicht nur zu einer höheren Zufriedenheit führt, sondern auch die Flexibilität in der Arbeitsgestaltung unterstützt – und damit direkt auf die Kernfragen der Veranstaltung einzahlt.

Wesentliche Erkenntnisse:

1. Flexible Arbeitsmodelle erfordern ein Überdenken der Arbeitsprozesse: Um Flexibilität zu ermöglichen, müssen Unternehmen bestehende Strukturen hinterfragen und neue Wege wagen. Die „Delete-Strategie“ bietet ein Beispiel, wie veraltete Prozesse eliminiert werden können, um Raum für innovative Arbeitsmodelle zu schaffen.
2. Rahmenbedingungen ausschöpfen: Die rechtlichen und organisatorischen Möglichkeiten für flexiblere Arbeitsmodelle sind gegeben, müssen jedoch konsequent genutzt werden. Bereits im bestehenden Rahmen lassen sich erhebliche Verbesserungen erzielen.
3. 4-Tage-Woche ist nicht die Antwort auf die Flexibilitätsanforderung: Eine pauschale Einführung der 4-Tage-Woche wird den vielfältigen Anforderungen nicht gerecht. Unternehmen mit 24/7-Betriebsmodellen oder Mitarbeitende, die geregelte 5-Tage-Wochen bevorzugen, benötigen individuellere Lösungen. Flexibilität muss weitreichender gedacht werden.
4. Komplexität aktiv managen: Die Integration flexibler Arbeitsmodelle bringt neue Herausforderungen in der Planung mit sich. Diese steigende Komplexität erfordert gezielte Ansätze und den Einsatz von Daten, um Prozesse effizient zu steuern.
5. Mitarbeitendenzentrierung zählt: Der „Köder muss dem Fisch schmecken“ – die Arbeitsmodelle müssen den Erwartungen der Mitarbeitenden entsprechen, um Akzeptanz und Zufriedenheit sicherzustellen. Nur so kann Flexibilität erfolgreich umgesetzt werden.

Zukunftsorientierung durch agile Planung in unsicheren Zeiten

Die Arbeitswelt verändert sich rasant, und Unternehmen müssen nicht nur flexibel reagieren, sondern auch vorausschauend planen. Zukunftsorientierte Workforce-Strategien erfordern Agilität, um mit Unsicherheiten und dynamischen Rahmenbedingungen umgehen zu können. Der Schlüssel liegt in datenbasierten Ansätzen, Szenario-Planung und einem klaren Fokus auf die benötigten Kompetenzen.

In diesem Zusammenhang bot die Konferenz weitere Impulse, wie Unternehmen diese Anforderungen umsetzen können. Isabel Neitzel zeigte, wie eine integrierte Personalstrategie demografische und technologische Veränderungen antizipiert und gleichzeitig Planungssicherheit schafft. Dr. Josef Jäger-Gammel stellte Workforce Analytics als ein zentrales Werkzeug vor, um Unsicherheiten zu reduzieren und eine Balance zwischen langfristigen Zielen und kurzfristigen Anpassungen zu erreichen. Maximilian Kinder betonte die Bedeutung eines skill-basierten Talentpools, der es Unternehmen ermöglicht, auf künftige Marktanforderungen vorbereitet zu sein. Ergänzend diskutierte auch zu diesem Thema ein Expertenpanel mit zusätzlicher Unterstützung von Thomas Faust, Judith Klups und Benedikt von Kettler, wie kultureller Wandel und die Einbindung der Mitarbeitenden als Schlüssel für eine nachhaltige Transformation dienen.

Wesentliche Erkenntnisse:

1. Zukunftsorientierte Planung erfordert Agilität: Szenario-basierte Ansätze ermöglichen es Unternehmen, flexibel auf unvorhergesehene Entwicklungen zu reagieren und gleichzeitig eine strategische Ausrichtung beizubehalten.
2. Kompetenzen und Skills im Fokus: Unternehmen müssen den Kompetenzbedarf präzise analysieren und systematisch aufbauen, um zukunftsfähig zu bleiben.
3. Daten schaffen Sicherheit: Workforce Analytics liefert die Grundlage, um Unsicherheiten zu bewältigen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
4. Kulturelle Transformation ist entscheidend: Technologische und organisatorische Veränderungen greifen nur dann, wenn sie von einer entsprechenden Unternehmenskultur begleitet werden.
5. Langfristige und kurzfristige Perspektiven ausbalancieren: Erfolgreiches Workforce Management verbindet strategische Planung mit operativer Flexibilität.

Fazit: Erfolgsfaktoren für modernes Workforce Management

Mit der Shift/HR Workforce Management Konferenz haben wir nicht nur spannende Diskussionen angestoßen, sondern auch praxisnahe Impulse geliefert, die zeigen, wie modernes Workforce Management heute und morgen gestaltet werden kann. Klar ist: Die Anforderungen sind hoch. Unternehmen müssen flexibel auf aktuelle Herausforderungen reagieren und gleichzeitig strategisch für die Zukunft planen – ein Spagat, der gelingt, wenn die richtigen Prioritäten gesetzt werden.

In der abschließenden Townhall haben wir die wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst:

• Workforce Transformation aktiv gestalten:
  Der Umgang mit der Workforce Transformation darf nicht nur reaktiv sein. Die Veränderungen auf die Workforce sind dauerhaft und stetig. Das Workforce Management muss diese Veränderungen aktiv gestalten und nicht verwalten.
• Flexibilität ist der Schlüssel:
  Ohne flexible Arbeitszeit- und Einsatzmodelle geht es nicht. Sie sind ein Muss für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und entscheidend für die betriebliche Resilienz.
• Komplexität aktiv managen und neue Rolle einnehmen:
  Modernes Workforce Management muss die Komplexität und Ambivalenz der Einflussfaktoren und Ziele aktiv gestalten. Dabei ist es wichtig, auch eine neue Rolle einzunehmen, die zwischen strategischer Planung und operativer Agilität vermittelt.
• Daten als Basis nutzen:
  Zahlen sprechen eine klare Sprache. Datengetriebene Entscheidungen schaffen Sicherheit in unsicheren Zeiten und helfen, den Blick nach vorne zu richten.
• Langfristig denken, agil handeln:
  Es braucht Strategien, die eine langfristige Perspektive bieten, ohne die notwendige operative Agilität aus den Augen zu verlieren. Szenario-basiertes Management ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
• Einbindung als Erfolgsfaktor:
  Veränderung gelingt nur gemeinsam. Betriebsräte, Führungskräfte und Mitarbeitende müssen von Anfang an in den Prozess eingebunden werden, um Akzeptanz und nachhaltigen Erfolg zu sichern.

Die Konferenz hat gezeigt, dass die Optimierung im Workforce Management eine komplexe Herausforderung ist und es dazu keine einfache Blaupause gibt. Es geht darum, die bestehenden Gestaltungsmöglichkeiten zu erkennen und mutig zu nutzen. Wir freuen uns, diese Themen auch in Zukunft weiter zu diskutieren und weitere Impulse und Antworten für die Projekte zu finden. Denn klar ist: Workforce Management ist mehr als nur Planung – es ist ein zentraler Treiber für den Erfolg jedes Unternehmens.

Jetzt alle Beiträge zur Konferenz in der Mediathek anschauen:
https://www.shifthr.de/mediathek/filter/shr-24-wfm.html